Le Service de la Chambre d’assemblée, établi par la loi, est le groupe de fonctionnaires qui soutiennent le fonctionnement du pouvoir législatif. Il a comme mandat de fournir des services non partisans en ce qui a trait à la procédure parlementaire, au soutien administratif et aux services d’information à l’institution du parlement, au président et aux autres présidents de séance, ainsi qu’aux députés dans l’exercice de leurs fonctions constitutionnelles. Le Service de la Chambre d’assemblée comprend le président et le greffier de la Chambre d’assemblée ainsi que les employés des divisions et des bureaux suivants.
Bureau du greffier
Le Bureau du greffier appuie les activités du greffier de la Chambre d’assemblée dans l’exercice de ses responsabilités à titre de conseiller parlementaire principal et dirigeant principal administratif. Le Bureau du greffier comprend également le légiste et conseiller parlementaire, qui fournit des conseils juridiques sur les questions parlementaires au président, au greffier et aux députés, ainsi que des conseils juridiques généraux à la Commission de la gestion de la Chambre d’assemblée et au Service de la Chambre d’assemblée, et le sergent d’armes, qui est responsable du maintien de la sécurité dans l’enceinte parlementaire.
Division des comités, des politiques et des communications
Relevant du greffier principal des comités, la Division des comités, des politiques et des communications a comme mandat d’élaborer, de gérer et de fournir des services dans les domaines suivants :
soutien parlementaire, administratif et logistique aux comités permanents et spéciaux de la Chambre d’assemblée;
planification, analyse et élaboration des politiques, y compris des fonctions de soutien de secrétariat pour la Commission de gestion de la Chambre d’assemblée et le Comité de vérification
;
communications stratégiques et relations avec les médias;
services de radiodiffusion, y compris la diffusion sur le Web et dans les médias sociaux, de toutes les délibérations de la Chambre d’assemblée, ainsi que pour les audiences publiques de la Commission de la gestion et des comités de la Chambre;
services aux visiteurs, programmes de sensibilisation et d’éducation du public;
élaboration et facilitation de l’orientation et de la formation;
planification et tenue d’événements.
Division des services à l'organisation et aux députés
Relevant du dirigeant principal des finances, la Division des services à l’organisation et aux députés a comme mandat de gérer, de soutenir et d’offrir des services dans les domaines suivants :
Services de ressources humaines et administration de la paie, lesquels offrent des services d’administration de la paie; coordination des avantages; dotation; perfectionnement des compétences et apprentissage; relations avec le personnel et conseil; santé et sécurité au travail; conflits d’intérêts; reconnaissance du service; classification des postes; et soutien à l’élaboration des politiques en matière de ressources humaines.
Planification et rapports financiers, c’est-à-dire des services d’analyse, d’élaboration et de communication en matière financière, ainsi que des conseils sur les politiques et procédures financières; Cette division est aussi chargée de coordonner le processus budgétaire annuel; de fournir des rapports financiers internes; de fournir des rapports financiers externes, y compris les dépenses des députés; et de coordonner tous les processus de vérification. La section est aussi responsable de la fonction relative aux comptes débiteurs et aux recettes.
Comptes créditeurs, c’est à dire le traitement de toutes les demandes de remboursement de frais des députés, ainsi que de tous les autres créditeurs pour la Chambre d’assemblée (à l’exception du Bureau du vérificateur général).
Activités générales et achats, c’est à dire fournir du soutien pour ce qui est des questions opérationnelles quotidiennes, des achats centraux et des activités de gestion des actifs. Cette section gère également le processus de mise en place des bureaux de circonscription et coordonne l’acquisition de mobilier, d’équipements et de services pour tous les députés.
Division de la gestion de l’information
Relevant du greffier principal de la procédure et de l’information, la Division de la gestion de l’information a pour mandat de gérer, de soutenir et de fournir des services dans les domaines suivants :
Services de recherche parlementaire pour la Bureau, soutien au greffier dans l’interprétation des règlements, des conventions, des précédents et des usages de la Chambre afin de conseiller le Président et les députés sur la procédure parlementaire.
Élaboration et gestion des documents parlementaires, soutien à la préparation et à la conservation du journal des débats; le Hansard - la transcription officielle des débats de la Chambre d’assemblée, de ses comités et des réunions de la Commission de gestion; entre autres documents et archives de la Chambre d’assemblée.
Services de la Bibliothèque législative, y compris les services de référence et de recherche parlementaires destinés principalement aux députés et aux fonctionnaires de la Chambre d’assemblée, et accessoirement à la fonction publique et au public. La Bibliothèque est le dépôt officiel des documents du gouvernement de Terre-Neuve-et-Labrador qui ont été rendus publics. Elle est chargée de développer et de maintenir le site Web et le site intranet de la Chambre d’assemblée, ainsi que d’élaborer des outils de recherche et des index.
Service de gestion des dossiers, responsable des documents administratifs et opérationnels du service de la Chambre d’assemblée en élaborant et en mettant en œuvre des politiques, des procédures et des lignes directrices aux fins de contrôle, conformément aux autorisations législatives. La section des dossiers fournit également aux députés des conseils et une orientation sur les pratiques exemplaires de la gestion des dossiers, et offre de la formation sur la protection de la vie privée dans le cadre de la collecte et de l’utilisation de renseignements personnels des électeurs.
